Gemeente deelde brief met projectontwikkelaar zonder medeweten van ondernemer

Een ondernemer moet erop kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig omgaat met informatie die hem aangaat. In het rapport ‘Meer gedeeld dan nodig’ onderzocht het team van de Ombudsman een klacht van een Haagse kioskhouder. De gemeente deelde zonder zijn medeweten een brief met een projectontwikkelaar, die informatie daaruit vervolgens gebruikte in een bezwaar tegen de omgevingsvergunning van de ondernemer. De Ombudsman oordeelt dat de gemeente meer informatie heeft gedeeld dan noodzakelijk was en de ondernemer van tevoren had moeten informeren over het delen van die informatie. Ook had de gemeente zijn klacht beter moeten behandelen.

De ondernemer heeft al jaren een kiosk aan een plein met een winkelcentrum. Voor de renovatie van het plein werkt de gemeente samen met een projectontwikkelaar. In 2019 stuurde de gemeente de ondernemer een brief over zijn juridische positie en de bouwkundige staat van zijn kiosk. 

Toen de ondernemer in 2023 een omgevingsvergunning kreeg voor zijn huidige standplaats, maakte de projectontwikkelaar daartegen bezwaar. In het bezwaarschrift las de ondernemer passages terug uit de brief die de gemeente aan hem had gestuurd. De projectontwikkelaar gebruikte de informatie over de bouwkundige staat van de kiosk als argument tegen de vergunning. 

De ondernemer wist niet dat de gemeente de brief had gedeeld. Hij schrok en vreesde voor het behoud van zijn vergunning en de toekomst van zijn onderneming.

Meer informatie gedeeld dan nodig 

Volgens de gemeente moest zij de projectontwikkelaar informeren op grond van hun samenwerkingsovereenkomst. De Ombudsman ziet echter niet in waarom daarvoor de volledige brief moest worden doorgestuurd, aangezien die brief aan de ondernemer was gericht en zijn persoonlijke gegevens daarin stonden. De gemeente had zorgvuldig moeten beoordelen welke informatie noodzakelijk was voor de projectontwikkelaar en de ondernemer moeten informeren over het delen daarvan. 

In het rapport staat: 

“De Ombudsman oordeelt dat de gemeente door de brief integraal door te sturen méér informatie aan de projectontwikkelaar heeft verstrekt dan noodzakelijk was. En dat de gemeente de brief niet had mogen doorsturen zonder dat verzoeker dat wist.” 

De gemeente heeft daarmee niet voldaan aan het vereiste van transparantie. Juist wanneer de gemeente verschillende rollen heeft en belangen van partijen tegenover elkaar staan, moet zij duidelijk uitleggen wat zij doet en waarom. Ook moet zij laten zien hoe zij de belangen van alle betrokkenen afweegt. 

Klacht onvoldoende beantwoord 

De ondernemer deed een integriteitsmelding, die de gemeente als klacht behandelde. De gemeente erkende dat zijn naam en adres niet gedeeld hadden mogen worden, maar bleef aanvankelijk bij het standpunt dat zij de brief wel mocht doorsturen. 

De Ombudsman oordeelt dat de gemeente onvoldoende op de vragen van de ondernemer is ingegaan. Zo had zij moeten onderzoeken of de brief openbaar was en moeten uitleggen welke afweging zij had gemaakt bij het delen ervan. De brief bleek geen onderdeel van de openbare stukken bij de vergunningaanvraag. De klachtbehandeling voldeed niet aan het vereiste van goede motivering. 

Werken aan herstel van vertrouwen 

Het bezwaar van de projectontwikkelaar werd ongegrond verklaard. De ondernemer behield zijn omgevingsvergunning. 

Tijdens het onderzoek ging de gemeente, in aanwezigheid van onderzoekers van de Ombudsman, met de ondernemer in gesprek. Zij erkende dat het doorsturen van de brief hem veel stress had bezorgd en dat zij hem daarover had moeten informeren. De gemeente en de ondernemer spraken af rechtstreeks contact te houden en te werken aan herstel van vertrouwen. 

De Ombudsman waardeert deze inzet, maar oordeelt dat zowel het doorsturen van de brief als de eerdere klachtbehandeling door de gemeente niet behoorlijk was. De Ombudsman heeft het rapport naar de raad gestuurd en naar het College, met het verzoek om een reactie op de aanbevelingen.