Gemeente in de fout bij behandeling verzoeken rondom GIR-meldingen

Aanleiding 
De ombudsman van de gemeente Den Haag heeft een onderzoek ingesteld naar de manier waarop de gemeente (het Expertisepunt Veilige Publieke Taak (EVPT)) heeft gehandeld rondom twee GIR-meldingen* over klager. De gemeente heeft klager in december 2021 laten weten dat een ambtenaar een GIR-melding over hem heeft gedaan. Klager heeft snel daarna (in december 2021) gevraagd om hem inzage te geven in alle GIR-meldingen die over hem zijn gedaan en om verwijdering van alle meldingen. Klager heeft daarover vervolgens herhaaldelijk contact gezocht met de gemeente.

Onderzoek
Uit het onderzoek van de ombudsman is gebleken dat een tweede melding over klager was geregistreerd voordat hij zijn inzageverzoek deed. De gemeente heeft deze tweede melding, twee maanden na dit inzageverzoek, uit de registratie verwijderd. Weer twee maanden later heeft de gemeente klager bericht dat deze tweede melding op zijn verzoek is verwijderd. En dat zij de eerste melding niet zal verwijderen.

Wat vindt de Ombudsman
De Ombudsman verklaart alle klachten gegrond: de gemeente heeft de weigering om de eerste melding te verwijderen onvoldoende gemotiveerd. Zij heeft klager namelijk onvoldoende laten weten welk gedrag grensoverschrijdend was en welke norm hij heeft overschreden. Verder heeft de gemeente de tweede melding verwijderd zonder eerst te beslissen op het verzoek om inzage. De gemeente had moeten onderkennen dat een verzoek om inzage en verwijdering een AVG-verzoek is, en dit als zodanig moeten behandelen. Dat betekent dat de gemeente een gemotiveerde beslissing neemt op dit verzoek, met een verwijzing naar rechtsmiddelen. Dat is niet gebeurd. De betrokken gemeentelijke afdelingen hebben hierin niet goed gecommuniceerd en samengewerkt.

Aanbevelingen 
De ombudsman heeft de gemeente de aanbeveling gedaan om klager:
– Een nadere motivering te geven op zijn verzoek om de eerste melding te verwijderen
– Excuses en een passende reactie te sturen voor de behandeling van de tweede melding

Verbeterpunten
De ombudsman heeft naar aanleiding van deze zaak en eerdere onderzoeken ook verbeterpunten aangedragen bij het college (zie publicatie 2021-496 en 2022-051) voor de behandeling van GIR-meldingen. Waaronder aandacht voor de fase voorafgaand aan de registratie.

* Voetnoot
GIR betekent Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem. Medewerkers van de gemeente kunnen een melding doen in dit systeem van grensoverschrijdend gedrag van een burger. Het EVPT behandeld deze meldingen vervolgens.