1. Inleiding

Voor het uitvoeren van de Ombudsfunctie (wettelijke taak, zoals neergelegd in de Algemene wet bestuursrecht) en daarbij behorende bedrijfsvoering verwerkt de Gemeentelijke Ombudsman Den Haag Leidschendam-Voorburg uw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat er goed en vertrouwelijk met uw (persoons)gegevens wordt omgegaan. De verwerking vindt plaats in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving (AVG).

2. Gebruik van uw persoonsgegevens

Als u bij de Gemeentelijke Ombudsman Den Haag Leidschendam-Voorburg een klacht indient of een melding doet vragen we om uw persoonsgegevens. Zoals naam, adres, woonplaatsgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.  Zonder deze gegevens kunnen wij u klacht niet onderzoeken en behandelen. Anoniem klagen is niet mogelijk.

Uw persoonsgegevens kunnen ook door de Gemeentelijke Ombudsman Den Haag Leidschendam-Voorburg worden gebruikt voor analyse (bijvoorbeeld: informatie over een bepaalde wijk) en geanonimiseerde voorbeelden voor onderzoeken die de ombudsman uit eigen beweging kan instellen. Verder kunnen uw persoonsgegevens gebruikt worden om contact met u op te nemen als onderdeel van een klanttevredenheidsonderzoek.

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens voor dienstverlenende taken, bijvoorbeeld als u een publicatie van ons wilt ontvangen.

Let op: Heeft u een klacht bij de Gemeentelijke Ombudsman Den Haag Leidschendam-Voorburg ingediend, dan geldt dat er geen nadrukkelijke toestemming van u nodig is om de persoonsgegevens van u te verwerken. Dit hangt samen met het feit dat de behandeling van uw klacht (en daarmee de verwerking van uw persoonsgegevens daarbij) gebaseerd op de uitvoering van een wettelijke taak.

3. Delen van persoonsgegevens

Om uw klacht goed te kunnen behandelen zal uw klacht gedeeld worden met de betrokken instanties, inclusief uw persoonsgegevens. Wij verzoeken u daarom uitdrukkelijk die informatie aan ons op te sturen die noodzakelijk is voor de behandeling van uw klacht. Als u er zelf niet uitkomt, kunt u ons bellen of mailen.

Wanneer uw klacht nog niet door de betrokken instantie is behandeld, kunnen wij uw klacht ter behandeling doorsturen naar die instantie. Als dit aan de orde is zullen wij u hierover informeren. Doorsturen doen we namelijk alleen met uw toestemming.

Bent u bij ons toch niet aan het juiste adres (zijn we bijvoorbeeld onbevoegd om de klacht in behandeling te nemen), dan wordt er contact met u opgenomen. Een overdracht naar een instantie die wel bevoegd is vindt alleen plaats met uw toestemming.

Ook worden uw gegevens nooit gebruikt voor commerciële doeleinden of andere doeleinden dan waarvoor ze zijn uitgegeven.

Voor het registreren van klachten maakt de Gemeentelijke Ombudsman Den Haag Leidschendam-Voorburg gebruik van een zaaksysteem. Wij hebben met de organisatie die eigenaar is van dit zaaksysteem (en in opdracht van de Gemeentelijke Ombudsman Den Haag Leidschendam-Voorburg uw gegevens verwerkt) een verwerkersovereenkomst afgesloten.

4. Bewaren van persoonsgegevens

De Gemeentelijke Ombudsman Den Haag Leidschendam-Voorburg bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is en wettelijk is toegestaan. De Archiefwet 1995 schrijft de bewaartermijnen voor. In de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’ is vastgelegd welke informatie de Gemeentelijke Ombudsman Den Haag Leidschendam-Voorburg na verloop van tijd vernietigt of blijvend worden bewaard.

Als er voor specifieke gegevens geen wettelijke bewaartermijn is, bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de dienstverlening.

Als de gemeente uw persoonsgegevens verwerkt heeft u rechten. Die rechten staan (onder meer) in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). U kunt van die rechten gebruikmaken.

U heeft het recht om:

• De gegevens die de ombudsman van u verwerkt in te zien.
• Uw persoonsgegevens aan te vullen en/of te verbeteren.
• Uw eigen persoonsgegevens te laten verwijderen.
• De verwerking van uw persoonsgegevens te laten verminderen (uw gegevens worden dan alleen met uw toestemming verwerkt).
• Uw persoonsgegevens over te dragen (bijvoorbeeld aan een andere gemeente).
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken.
• Een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens (de landelijke toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens. Lees meer informatie op de website van de autoriteit persoonsgegevens.
• U kunt van deze rechten gebruikmaken door uw persoonsgegevens op te vragen, te laten aanpassen of verwijderen. Daarvoor kunt u een AVG-verzoek indienen via MijnDenHaag

5. Functionaris gegevensbescherming

De Gemeentelijke Ombudsman Den Haag Leidschendam-Voorburg heeft een functionaris gegevensbescherming. De functionaris gegevensbescherming is iemand die toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De functionaris is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bereikbaar via fg@denhaag.nl.

6. Vragen, opmerkingen of privacy gerelateerde verzoeken?

U kunt een e-mail sturen naar ombudsman@denhaag.nl.  Schriftelijk is ook mogelijk. U kunt dan schrijven naar: Gemeentelijke Ombudsman Den Haag Leidschendam-Voorburg, Spui 70, 2511 BT   Den Haag.  Uiteraard proberen we zo snel mogelijk te beantwoorden, maar uiterlijk binnen 4 weken.

7. Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens

Bent u van mening dat wij niet goed met uw gegevens omgaan? Dan kunt u hierover een klacht indienen bij ons. Dat kan schriftelijk of per e-mail, via de bovenstaande contactgegevens. Bent u na het contact met ons nog steeds ontevreden? Dan kunt u uw klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).